該論文由2015年下半年信息系統(tǒng)項目管理師全國前50名嚴仁輝分享

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摘要
2014年5月，我作為項目經理參與了中石油ＸＸ省銷售公司可視化管理平臺的建設，該項目投資共700萬元人民幣，工期為1年，平臺采用JAVA、C++、C#三種語言分別開發(fā)不同的功能模塊，數據庫采用Oracle,訪問數據庫中間件采用JDBC，通過該項目的建設，實現了該省13個地市中石油加油站和倉儲中心的現場管理、卸油安全、動態(tài)作業(yè)和資金安全以及突發(fā)事件等環(huán)節(jié)的可視化、常態(tài)化管理，發(fā)揮平臺異地監(jiān)控、實時了解、主動監(jiān)管的作用。該項目于2015年5月通過了業(yè)主方終驗，贏得了用戶的好評。
本文結合作者的實際經驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的溝通管理，主要從如下4個方面進行了闡述：編制溝通管理計劃，信息分發(fā)，報告項目績效，項目干系人管理。
正文
2014年5月，我作為項目經理參與了中石油ＸＸ省銷售公司可視化管理平臺建設的項目，該項目投資共700萬元人民幣，建設工期為1年，項目的主要需求是依托運營商提供的VPN網絡，將該省13個地市加油站已建的萬余個視頻監(jiān)控攝像機、車輛出入信息以及安防報警系統(tǒng)進行全省聯網，對這些地點的現場管理、卸油安全、動態(tài)作業(yè)和資金安全等環(huán)節(jié)的可視化、常態(tài)化管理，發(fā)揮平臺異地監(jiān)控、實時了解，主動監(jiān)管的作用。平臺采用C/S架構，服務器端的運行環(huán)境是Windows Server或Linux，主要由中心管理單元、設備接入單元、數據轉發(fā)單元等模塊組成，中心管理單元采用JAVA語言開發(fā)，數據庫采用Oracle，訪問數據庫的中間件采用JDBC，設備接入和數據轉發(fā)單元采用C++語言開發(fā)，使用ACE框架，由于這兩個功能模塊主要是處理媒體數據流，負荷較重，要求實時性高，而開發(fā)者可以利用ACE框架提供的豐富可重用的C++封裝器和框架組件，開發(fā)出高性能、實時的通信服務和應用。由于客戶端的運行環(huán)境都是Windows桌面操作系統(tǒng)，故基于.net4.0框架采用C#語言開發(fā),值得一提的是客戶機視頻圖像顯示采用了Directshow技術，以充分發(fā)揮了計算機顯卡的GPU性能；在實際部署中，采用集散式兩級平臺的模式，即各地市平臺獨立管理所轄加油站的視頻資源、出入車輛管理信息，省平臺可任意調用各地市公司所管理的資源，同時通過省公司授權，各地市公司可以互相訪問指定的資源，在省公司采用Rose HA軟件實現省平臺的雙機熱備，保證了省級平臺的高可用性。
由于該項目是我公司近年來承接的金額較高、規(guī)模較大、涉及的項目干系人眾多的系統(tǒng)集成項目，因此在該項目中溝通管理尤為重要，在本項目中，我作為項目經理除了對其余管理領域認真注意外，特別對溝通管理從編制切實可行的溝通管理計劃，及時全面的信息分發(fā)，制定項目的績效報告，做好項目干系人管理等幾方面進行了管理。
一、 做好干系人分析，編制切實可行的溝通管理計劃
編制本項目的溝通管理計劃時，我遵循了以下兩個原則：
1. 全員參與。計劃的編制不僅靠一人之力還更應發(fā)揮團隊的力量。項目中標后，我?guī)ьI項目組成員，通過召開頭腦風暴會議列出項目干系人名單，并邀請部分干系人參與討論等形式編寫了本項目的溝通管理計劃。
2. 做好干系人分析。干系人分析是制定溝通管理計劃的依據之一。本項目涉及干系人較多，包括業(yè)主方：省公司信息處的領導，各地市公司主管、加油站站長等,我公司的研發(fā)副總、項目總監(jiān)等，這就需要我明確溝通人員和其接受的信息。我們根據溝通內外有別等原則確定了各干系人的溝通策略。比如省公司信息處處長何某，是本項目的發(fā)起人之一，需要在項目中及時給他遞送項目的進展情況，以獲取他對我以及整個項目的信任。而公司的研發(fā)老總趙某更關注于可視化管理平臺的開發(fā)進展情況，項目總監(jiān)符某則關心成本花費情況，我每周都要向他們匯報上述內容，以獲取他們從公司層面對我和項目的資源支持。
二、 及時全面的信息分發(fā)
按照溝通計劃，我通過工作會議、郵件、電話等方式為項目干系人及時提供可視化管理平臺的相關信息。對于業(yè)主方的高層領導和本公司的領導，在每個月末將項目的進度情況，本月內產生的各會議評審報告，由我采用電話和郵件的方式進行發(fā)布；對于內部的項目團隊成員，我利用公司內部的即時通信軟件作為輔助溝通手段，每周也通過周例會的方式進行溝通;遇到緊急情況，邀請干系人舉行緊急協(xié)調會；對于項目的變更嚴格按照變更流程處理，及時發(fā)布變更通知。
三、 制定項目的績效報告
績效報告主要是為了定時進行工作的匯報，與指定的進度、成本、范圍等基準進行比較，找出實際與計劃之間的之間的偏差。針對不同的干系人，進行的績效報告方式也不同。對于業(yè)主方的高層領導和本公司的領導，主要關注項目的進展情況，所以采用里程碑或階段評審的方式進行績效匯報；對于內部的項目團隊成員，每周五我要求項目組成員通過郵件提交本周工作匯報，內容包括本周完成的工作和下周任務計劃。每個小組成員都要對自己的總結報告負責。這些信息都會匯總成每周《工作匯報》并張貼在項目組宣傳欄上展示，并將電子版發(fā)給省公司信息處對接人李某查閱，聽取其反饋意見。我結合《工作匯報》召開評審會議，檢查進展情況、用掙值管理分析偏差并制定糾偏措施，以此制作項目的績效報告。通過績效報告，項目干系人可以獲得項目在特定時間內的進展、資源的使用情況等信息。
四、 做好項目干系人管理
對干系統(tǒng)人管理的主要目標是促進干系人對項目的理解與支持，使干系人了解項目的進度和有可能帶來的影響。由于可視化管理平臺項目干系人眾多，各干系人出于自身利益的考慮，均會對項目施加壓力和影響，企圖使項目向有利于自己的方向發(fā)展，由此產生了許多矛盾和沖突。比如業(yè)主方信息處的領導總希望可視化管理平臺可接入更多廠家的網絡攝像機，而公司高層領導從公司的成本和軟件的穩(wěn)定性考慮卻希望只接入市場幾個主流廠商的網絡攝像機，在溝通過程中，我既不能直接拒絕業(yè)主的要求，也不能強制施壓給公司領導一定要完全答應，得益于先期良好的信息分發(fā)機制，我與各地市的主管建立了良好的溝通管理，對于整個中石油ＸＸ省加油站的攝像機的品牌進行了一個全面準確的統(tǒng)計，在我的斡旋下達成共識，某一品牌攝像機數量超過600臺的公司則答應接入,否則需要追加相應的費用。
結尾
經過我們團隊的不懈努力，歷時1年，本項目終于于2015年5通過了業(yè)主方信息處牽頭，財務處、加管處、安全處以及地市公司代表組成的驗收小組的終驗，給甲方的生產作業(yè)節(jié)約了管理成本，提高了工作效率，得到了甲方的省公司、地市公司以及各專業(yè)線人員的一致好評。由于溝通管理得當，無論是甲方的省公司領導，地市公司的主管，還是本公司的領導都對項目的整個過程都表示滿意。當然在本項目管理過程中也有一些不足之處，比如項目實施過程中，為了提高客戶滿意度，滿足了客戶的一些不太合理的需求，造成公司資源一定程度的浪費，這些不足之處是我在今后續(xù)的學習和工作中需要改正提高的。